Sebelum melaksanakan kegiatan gathering di Bandung, perusahaan harus mempersiapkan berbagai hal agar acara dapat berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh perusahaan sebelum melaksanakan kegiatan gathering di daerah tersebut.
Dalam melaksanakan kegiatan gathering di Bandung, perusahaan harus memperhatikan berbagai hal seperti tujuan acara, tanggal dan durasi acara, lokasi acara, tema acara, konsep acara, anggaran acara, undangan dan dokumentasi, event organizer (EO) gathering Bandung, kebijakan dan aturan acara, perlengkapan dan kebutuhan acara, keselamatan peserta acara, dan evaluasi acara.
Dengan mempersiapkan hal-hal tersebut dengan cermat, perusahaan dapat menyelenggarakan kegiatan gathering yang sukses dan membangun semangat karyawan serta meningkatkan produktivitas perusahaan.
Di antara hal yang penting untuk disiapkan, yaitu sebelum memulai persiapan acara, perusahaan harus menentukan tujuan dari acara tersebut. Apakah acara tersebut bertujuan untuk meningkatkan kekompakan tim, memberikan reward kepada karyawan, atau tujuan lainnya.
Dengan menentukan tujuan acara, perusahaan dapat menentukan konsep acara yang tepat dan dapat memilih lokasi yang sesuai dengan tujuan tersebut. Selain itu, setelah menentukan tujuan acara, perusahaan harus menentukan tanggal dan durasi acara.
Pemilihan tanggal harus memperhatikan jadwal kerja karyawan dan jangan mengganggu kegiatan bisnis perusahaan. Durasi acara juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan ketersediaan anggaran.
Untuk lebih jelasnya, simak ulasan berikut ini:
1. Menentukan lokasi acara
Bandung merupakan salah satu kota wisata yang populer di Indonesia. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih lokasi yang tepat untuk acara gathering.
Lokasi yang ideal untuk acara gathering adalah hotel atau resort yang memiliki fasilitas yang memadai untuk kegiatan indoor maupun outdoor. Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan aksesibilitas dan ketersediaan transportasi ke lokasi acara.
2. Memilih tema acara
Setelah menentukan lokasi acara, perusahaan harus menentukan tema acara yang sesuai dengan tujuan acara. Tema acara dapat berupa tema olahraga, tema kebersamaan, tema musik atau tema lainnya yang dapat membangun semangat karyawan dan meningkatkan kekompakan tim.
3. Membuat konsep acara
Setelah menentukan tema acara, perusahaan harus menentukan konsep acara yang akan dilakukan. Konsep acara dapat berupa kegiatan indoor seperti seminar, workshop, presentasi, atau kegiatan outdoor seperti outbound, rafting, atau hiking.
Konsep acara harus sesuai dengan tema dan tujuan acara, serta disesuaikan dengan kebutuhan dan ketersediaan anggaran perusahaan.
4. Menyusun anggaran acara
Setelah menentukan konsep acara, perusahaan harus menyusun anggaran acara. Anggaran acara harus disesuaikan dengan konsep dan tujuan acara. Perusahaan harus memperhitungkan biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, dan biaya lainnya yang terkait dengan acara.
5. Menyiapkan undangan dan dokumentasi
Perusahaan harus menyiapkan undangan resmi untuk peserta acara. Undangan harus mencantumkan informasi tentang tanggal, waktu, lokasi, tema, dan konsep acara.
Selain itu, perusahaan juga harus menyiapkan dokumentasi acara seperti foto dan video agar dapat digunakan sebagai arsip dan promosi kegiatan di masa depan.
Untuk poin kelima ini, perusahaan dapat meminta EO gathering untuk memfasilitasi layanan foto dokumentasi selama kegiatan berlangsung.
6. Menentukan EO untuk acara gathering
Perusahaan dapat menentukan EO gathering yang dapat membantu menyediakan kebutuhan acara seperti sound system, lighting, catering, dan peralatan lainnya. EO gathering harus dipilih dengan cermat dan harus memiliki reputasi yang baik agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan.
7. Menentukan kebijakan dan aturan acara
Sebelum acara dimulai, perusahaan harus menentukan kebijakan dan aturan acara yang harus diikuti oleh seluruh peserta. Kebijakan dan aturan acara harus jelas dan disampaikan kepada seluruh peserta sebelum acara dimulai agar dapat menghindari kebingungan dan konflik selama acara.
8. Menyediakan perlengkapan dan kebutuhan acara
Poin kedelapan ini bisa dilakukan oleh pihak perusahaan namun juga bisa diserahkan kepada EO gathering. Biasanya perusahaan tidak ingin repot repot lagi dalam menyediakan perlengkapan sehingga diserahkan semuanya ke EO. Tentu ini tidak masalah.
Tapi ingat, perlengkapan dan kebutuhan acara harus disesuaikan dengan konsep dan tema acara serta ketersediaan anggaran.
Demikian penjelasan kami tentang apa saja yang perlu disiapkan oleh perusahaan sebelum melaksanakan kegiatan gathering di Bandung.